DIGIARCH - Solutia de digitizare si arhivare a documentelor

ORGANIZARE

Organizarea documentelor presupune aranjarea lor in dosare si cutii si etichetarea documentelor, dosarelor si cutiilor.

La sfarsitul organizarii documentele, dosarele si cutiile sunt introduse intr-o baza de date ce ramane la client impreuna cu o aplicatie software ce faciliteaza gasirea usoara a oricarui document.

Documentele organizate pot fi suplimentar pregatite in vederea digitizarii lor prin scoaterea de agrafe si bolduri si indreptarea lor.

Organizarea se face la sediul clientului si se pot folosi materialele clientului (cutiile si dosarele deja existente) fara achizitionarea de materiale noi.

DIGITIZARE

Digitizarea documentelor presupune trecerea acestora in format electronic sub forma de imagine, PDF sau text.

Documentele sunt scanate cu ajutorul unui echipament profesional si salvate apoi intr-o baza de date. Folosim sisteme de OCR pentru recunoasterea textului dintr-un document scanat, rezultatul fiind un document text identic cu cel initial scanat.

Documentelor scanate li se pot adauga metadate. Metadatele sunt cuvinte cheie asociate cu documentul respectiv pentru a putea cauta documentul dupa relevanta lui.

La sfarsitul digitizarii o aplicatie software este instalata la client pentru vizionarea, cautarea dupa cuvinte cheie si accesarea usoara a documentelor electronice. Aplicatia software include facilitatile oferite de aplicatia folosita pentru a viziona documentele organizate.

ADMINISTRARE

Administrarea documentelor se face folosind o solutie software. Ea include cele doua solutii existente, cea de vizualizare a arhivelor fizice (organizare) si cea de vizualizare a arhivelor electronice (digitizare).

Solutia de administrare este compusa din trei module: aplicatia de configurare de utilizatori, aplicatia de vizualizare si diseminare a documentelor si aplicatia de data mining.

Aplicatia de configurare de utilizatori este folosita de managerul companiei pentru a seta drepturile si nivelele de securitate si de acces la documentatia fizica si electronica. Tot in aceasta aplicatie se poate vedea istoria integrala a accesarii documentelor si a actiunilor performate asupra documentelor.

Aplicatia de vizualizare a documentelor este folosita de membrii companiei pentru a cauta, trimite email-uri, printa documentele care le sunt accesibile la nivelul lor de securitate.

Aplicatia de data mining este gandita pentru departamentul de marketing si este o unealta complexa de gasire de patternuri ascunse in datele din documente. Aceste paternuri pot fi folosite apoi pentru a dezvolta noi campanii publicitare sau pentru imbunatatirea relatiei dintre public si companie.

ACTUALIZARE

Actualizarea este o procedura stabilita de comun acord cu clientul in care se specifica metodele prin care documentele noi vor fi introduse in sistem.

Pe langa metodologia stabilita se stabilesc si intervalele in care acestea sunt aplicate

INTEGRARE

Solutia DIGIARCH poate integra in ea date existente in alte baze de date.

Solutia DIGIARCH ofera suport tehnic si dezvoltari suplimentare pentru conectarea solutiei la aplicatii existente de ERP, CRM (Navision, EMC..)

SUPORT TEHNIC

Oferim suport tehnic pe mai multe nivele, cel mai comprehensiv fiind suport tehnic 24/7 365 zile/an, cu interventie in maxim opt ore la sediul clientului daca este necesar.

Suportul tehnic este realizat de operatori bine specializati in utilizarea si depanarea softului folosit de solutia DIGIARCH. Suportul tehnic este oferit chiar de firma dezvoltatoare a softului si nu de firme third-party.

AcasaDespre NoiProduseSolutiiServiciiClientiParteneriContact